Einleitung

Safety Management System

Das Safety Management System (SMS) ist ein System zur Verwaltung der betrieblichen Sicherheit (Safety) auf Flugplätzen, das eine
organisatorische Struktur mit:
(1) Verantwortlichkeiten,
(2) Verfahren,
(3) Prozessen und
(4) Vorkehrungen
für die Anwendung von Flughafen-Sicherheitszielen seitens des Flughafenbetreibers umfasst, die für die Kontrolle der Sicherheit am Flughafen und für dessen sichere Nutzung sorgt.
Das SMS ist eine systematische Integration und Vernetzung von Sicherheitsmaßnahmen für den täglichen Betrieb der Luftfahrt und des Flughafenunternehmens, unter Berücksichtigung menschlicher, technischer und organisatorischer Faktoren.

Die Komponenten des SMS

Wichtige Komponenten des SMS sind die Festlegung einer Safety Policy und Culture des Flughafens, die Benennung eines Safety Managers, die Arbeit von Safety Committees sowie folgende Bestandteile zur Gefahrenvorbeugung und -bekämpfung:


Geltungsbereich des Sicherheitsmanagementsystems

Das SMS erstreckt sich auf alle Belange, die unter dem Gesichtspunkt der betrieblichen Sicherheit von Bedeutung sind bzw. in Störungsfällen den sicheren Flughafenbetrieb beeinflussen. Dies betrifft alle Bewegungsflächen und angrenzende Einrichtungen, sowie die darauf und darin stattfindenden sicherheitsrelevanten Arbeitsprozesse. Dabei ist es nicht relevant, ob diese von flughafeninternen Abteilungen oder externen Unternehmen verantwortet werden.

Sicherheitsrichtlinien und Sicherheitsziele

Um Unfälle und Vorkommnisse zu vermeiden, bedarf es einer unternehmensübergreifenden und systemweiten Lösungsstrategie, mit allen am Flughafen tätigen Unternehmen bzw. Personen.
Auch ein SMS kann das Unfall- und Sicherheitsrisiko nicht vollkommen ausschließen. Es bietet aber Möglichkeiten und Verfahren für einen vorbeugenden Umgang mit diesen Gefahren. Weiterhin werden Möglichkeiten eröffnet, geschehene Vorfälle und Unfälle oder kritische Zustände zu erkennen, zu untersuchen und durch Gegenmaßnahmen Wiederholungen zu vermeiden. Weiterhin kann nachgewiesen werden, dass alle sicherheitsrelevanten Maßnahmen ergriffen wurden, die realisierbar bzw. der Situation angemessen waren.

Dokumentation der Prozessüberwachung (Prozesswesen)

Als zentrales Dokumentations- und Aufzeichnungssystem des Safety Management System am Flughafen fungiert das SMS HTML Tool.
Die Identifikation und Dokumentation aller sicherheitsrelevanten (Arbeits-) Prozesse innerhalb des Geltungsbereiches des SMS ist Gegenstand des Prozesswesens.
Als Prozesse werden formalisierte Prozessbeschreibungen bezeichnet, die keine weiteren Unterprozesse in der Prozessstruktur mehr aufweisen. Die Ebenen über den Prozessen, falls vorhanden, stellen die Prozesscluster dar, die mehrere Prozesse beinhalten können.
Die Identifikation der entsprechenden Prozesse wurde bei der Erarbeitung des SMS in enger Zusammenarbeit mit den Beteiligten und Durchführungsverantwortlichen durchgeführt und unterliegt der ständigen Beurteilung. sowie ggf. der Anpassung. Bei der Prozessidentifikation wurden alle am Flughafen möglichen Prozesse erfasst, die von Relevanz für die betriebliche Sicherheit sind.
Grundlage für diese Auswahl ist die Frage, ob die einzelnen Prozesse/Arbeitsabläufe bei nicht fachgerechter Ausführung oder Unachtsamkeit

1. Störungen und Behinderungen in den flugbetrieblichen und operationellen Abläufen verursachen,
2. eine Gefahr für die Gesundheit darstellen oder
3. Sach- oder Umweltschäden verursachen können.

Die Dokumentation eines jeden einzelnen Prozesses ist in einem Prozessblatt zusammengefasst, in dem Verantwortlichkeiten, beteiligte Personen, Unternehmen und Abteilungen des Flughafens, zu beachtende Vorgaben, die Beschreibung des Arbeitsprozesses und vorhandene Notfallverfahren und identifizierte Risiko aufgenommen sind.
Weiterhin sind Angaben zu durchgeführten Audits und Vorkommnissen vermerkt.
Die Anpassung der Prozessstruktur erfolgt in Verantwortung des Safety Managers. Neben der Überprüfung der hinreichenden Prozessdokumentation im Rahmen interner Audits hat der Safety Manager auch deren Vollständigkeit zu überprüfen. Die Veranlassung von Änderungen bzw. Aktualisierungen der Prozessdatenblätter obliegt dem Durchführungsverantwortlichen.
Die Übersicht mit der Darstellung der Prozessstruktur finden Sie unter "Prozesse".

Prozessverantwortliche

Der Teil Verantwortlichkeiten im Prozessdatenblatt beinhaltet die Abteilung oder das externe Unternehmen, welches den Prozess ausführt.
Er ist unterteilt in Verantwortlichkeiten bezüglich der:

1. Gesamtverantwortung,
2. Durchführungsverantwortung,
3. und Mitarbeit.

Gesamtverantwortung ist Zuständigkeit im Sinne der Sicherstellung der ordnungsgemäßen Prozessdurchführung sowie Überwachungsverantwortung für den gesamten Ablauf. Diese unterliegt i.d.R. dem Accountable Manager, dem Manager Operational Services sowie dem Manager Maintenance im Rahmen ihrer übergeordneten Managementverantwortung am Flughafen oder bei externen Partnern den entsprechenden Leitern.
Durchführungsverantwortung beinhaltet die direkte Zuständigkeit für die Durchführung des Prozesses und ggf. der Überwachung delegierter, nachgeordneter Aufgaben. Der Durchführungsverantwortliche ist für die Praxis der Prozessdurchführung sowie für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Prozessbeschreibung im SMS verantwortlich.

Die Mitarbeit umfasst die Verantwortlichkeit, Zuständigkeit oder Überwachung für delegierte bzw. nachgeordnete Aufgaben.

Überwachung der Umsetzung und Wirksamkeit von Sicherheitsmaßnahmen und  Maßnahmen zur Reduzierung von Risiken (Auditierung)

Allgemeines:
Auditierungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines Safety Management Systems. Der Flughafenbetreiber hat die Pflicht in regelmäßigen Abständen durch geeignete Personen die Betriebssicherheit der Abläufe des Flughafens zu überprüfen. Die Durchführung der Überprüfungen ist zu dokumentieren. In die Dokumentation sind die erkannten Gefahren und die daraus resultierenden Abhilfemaßnahmen aufzunehmen.
Das hier beschriebene Verfahren erfolgt durch das SMS des Flughafens selbst und nicht durch Dritte (Interne Auditierung).
Interne Auditierungen des Safety Management werden auf Grundlage der ICAO Doc 9774 und 9859 durchgeführt.
Als Audits werden geplante Überprüfungsverfahren bezeichnet, die Prozessabläufe analysieren. In der SMS-Auditierung werden die geforderten und rechtlichen Vorgaben sowie Sicherheitsstandards mit den momentan bestehenden Arbeitspraktiken verglichen. Es ist ein Vergleich der Soll- und Ist-Situation, in wie weit die festgelegten Prozesse am Flughafen umgesetzt werden. Bei denen im Zuge des SMS durchgeführten Audits soll ermittelt werden, ob:

1. die Dokumentation der Prozesse ausreichend und aktuell ist,
2. in- und externe Vorgaben erfüllt sind,
3. die Sicherheitszielsetzungen erfüllt werden bzw. realistisch sind,
4. die Risikoeingruppierung des Prozesses beibehalten werden kann,
5. eingeleitete Maßnahmen (z.B. durch Audits, Arbeit der Committees, Untersuchungen, Safety Bulletins) Wirkung zeigen.

Sollten Abweichungen festgestellt werden, sind Korrekturmaßnahmen festzulegen. In Abhängigkeit von Art und Umfang werden Audits von Audit-Teams in regelmäßigen Abständen durchgeführt, wobei wie folgt unterschieden wird:

1. Review Of Documentation (ROD) entspricht einer Überprüfung der Prozessbeschreibungen und zugehöriger Dokumente,
2. Interviews with Staff and Inspection (IAI) durch das Audit-Team umfasst die Befragung von Prozessverantwortlichen und –beteiligten sowie Prozessbeobachtung (z.B. Ramp- Checks),
3. Ad hoc - Audits können nach Bedarf und Notwendigkeit durchgeführt werden. 

Audit Vorbereitung:
Für eine effektive und erfolgreiche Durchführung der Audits hat der Durchführungsverantwortliche mit ausreichendem Vorlauf Vorbereitungen zu treffen.
Dazu gehört u.a.:

1. Planung von ausreichend Zeit und Bereitstellung eines geeigneten Arbeitsraumes,
2. Benennung weiterer Ansprechpartner einschließlich ihrer Kontaktdaten bei Notwendigkeit sowie Sicherstellung ihrer Verfügbarkeit,
3. Prüfung der externen und internen Vorgaben/Richtlinien, Spezieller Sicherheitshinweise und Prozessanhänge auf Relevanz, Vollständigkeit und Aktualität sowie die Bereitstellung der entsprechenden Dokumente und Unterlagen,
4. Prüfung der Prozessbeschreibung auf Aktualität und Vollständigkeit,
5. Bereitstellung der Nachweise bzw. Dokumentationen zu Schulungen, Unterweisungen und Belehrungen,
6. Weiteres auf Anforderung des Audit-Teams.

Die Auditierung erfolgt auf Grundlage eines Auditformulars, das durch das Safety Management jeweils erarbeitet und vorab zur Verfügung gestellt wird.
 
Audit Durchführung:
Das Audit-Team des SMS führt Interne Audits innerhalb des Geltungsbereiches des SMS in den Organisationsbereichen durch, deren Tätigkeiten erheblich für die betriebliche Sicherheit sind.
Diese Audits müssen angemessen sein und können sowohl mit als auch ohne vorherige Ankündigung erfolgen.
Die Audits sind strukturiert und nachvollziehbar durchzuführen. Nicht im Sachzusammenhang mit der betrieblichen Sicherheit stehende Fragestellungen sind nicht vorzusehen.
Gemäß Audit Plan (siehe da) können mehrere Prozesse gleichzeitig und in unterschiedlicher Weise auditiert werden (Clusterung). Das entsprechende Auditformular, das einen spezifischen Fragenkatalog enthält, einschließlich dessen Anlagen und protokollarische Felder, wird vom Audit-Team entsprechend bearbeitet. Das fertige Auditformular, einschließlich aller Anhänge, wird als Auditbericht den Beteiligten zugestellt und kann durch sie kommentiert werden.
Sollte Handlungsbedarf hinsichtlich Maßnahmenumsetzung oder Mängelbeseitigung bestehen, werden diese nach gegebenen Fristen nochmals gesondert überprüft und im jeweiligen Audit Bericht weiterverfolgt, bevor dieser vom Auditor geschlossen und archiviert (bzw. im Safety-Tool abgeschlossen) werden kann.
Liegen Auditergebnisse vor, die Gefährdungspotenziale erkennen lassen, die nicht im Zusammenwirken zwischen Prozessverantwortlichem und Safety Management abstellbar sind, so ist die Unternehmensleitung darüber in Kenntnis zu setzen.
 
Audit Plan:
Der Audit Jahresplan umfasst alle Prozesse, die im angegebenen Jahr auditiert werden sollen. Formal wird er aus den Auditierungszyklen abgeleitet.
Hauptkriterium für die Festlegung des Auditierungszykluses ist die Risikoeinordnung des Prozesses.
Grundsätzlich gilt:


Anhand folgender weiterer Kriterien wird für jeden einzelnen Prozess der präzisierte Auditierungszyklus durch eine Expertenrunde festgelegt:

1. Komplexität und Einfluss auf die sichere Betriebsdurchführung,
2. Behandlung bzw. Wichtung in der Arbeit der Safety Committees,
3. Vorfälle/Ereignisse, die dem Prozess zugeordnet sind,
4. Praxis der Prozessdurchführung.

Damit wird unter Berücksichtigung der Risikoeinordnung und der weiteren Kriterien am Ende des vorangegangenen Jahres der Audit Jahresplan durch das Safety Management erstellt.
Unabhängig davon können anlassbezogen oder bei Bedarf jederzeit ad hoc Auditierungen durchgeführt werden.
Gegenstand der Auditierung können einzelne oder mehrere Prozesse sein. Mehrere ähnliche Prozesse oder Prozesse mit gleicher Durchführungsverantwortung können zu Clustern zusammengefasst und ggf. gemeinsam auditiert werden. Cluster werden im Jahres Auditplan abgebildet:
Die Auditierung erfolgt kalenderjährig und nicht tag- bzw. monatsaktuell.
Bei Bedarf und nach Einschätzung durch das Safety Management kann vom Audit Jahresplan abgewichen werden. Der Audit Jahresplan ist dann entsprechend zu aktualisieren.
Die Terminfindung erfolgt zwischen dem Safety Manager und dem Durchführungsverantwortlichen mit ausreichendem Vorlauf.

Überwachung und Messung der sicherheitsbezogenen Leistungsfähigkeit

Das fortlaufende Monitoring sowie die Bestimmung der sicherheitsbezogenen Leistungsfähigkeit (Safety Performance) erfolgt mittels Veröffentlichung von Airport Safety Monats- bzw. Jahres-Reports durch das Safety Management. Es wird jeweils ein Safety Performance Indicator (SPI) bestimmt und veröffentlicht, der die Anzahl von Luftfahrzeugbeschädigungen pro 1000 Flugbewegungen angibt. Die Berichte enthalten ebenfalls weitere Kategorien zu safety-relevanten Vorfällen. Vorfälle werden nach sog. ACI-Kategorien (ACI – Airport Council International) klassifiziert und sind somit international vergleichbar.
Die Überwachung und Messung des Sicherheitsniveaus ist ebenfalls Gegenstand der Arbeit der Safety Committees, insbesondere des Ramp Safety Committees.

Runway Safety Team des Flughafens Leipzig/ Halle
Häufigkeit: einmal jährlich, bei Notwendigkeit (ad hoc)
Mitglieder:
(1)        FLHG / Safety Manager
(2)        FLHG / Acountable Manager
(3)        FLHG / Manager Operational Services
(4)        FHD / Verkehrsleiter vom Dienst (VLD)
(5)        Deutsche Flugsicherung TWR LEJ / Niederlassungsleiter bzw. Supervisor
(6)        SMWA / Referat 55 Luft- und Schiffsverkehr
(7)        Landesdirektion Sachsen / Referat 36 Luftaufsicht Leipzig
(8)        Airline Vertreter und/oder ansässige Luftfahrunternehmen
(9)        EAT / Safety Management
(10)      Amazon / Niederlassungsleiter, Safety Management
(11)      FLHG / Vogelschlagbeauftragter
(12)      FLHG / Bergebeauftragter
weitere bei Bedarf
 
Aufgaben:

1. Erfassung und Auswertung von RWY-Incursion
2. Auswertung sicherheitsrelevanter Vorkommnisse
3. Bestimmung von Gefahrenschwerpunkte (sog. „Hot Spots“) sowie deren Veröffentlichung bei Notwendigkeit
4. Abstimmung und Einführung bereichsübergreifender Verfahren
5. Prüfung. Veranlassung und Verbesserung von Befeuerungs-; Beschilderungs- und Markierungsmaßnahmen
6. Abstimmung von Erweiterungsmaßnahmen auf den Bewegungsflächen
7. Bewertung von Sicherheitsvorschlägen
8. Auswertung von Sicherheitshinweisen

Ramp Safety Committee des Flughafens Leipzig/Halle
Häufigkeit: einmal jährlich, bei Notwendigkeit (ad hoc)
Mitglieder:
(1)        FLHG / Safety Manager
(2)        FLHG / Leiter Verkehrszentrale
(3)        ASL, Airport Service Leipzig GmbH / Stationsleiter bzw. Betriebsleiter
(4)        FLHG / Arbeitssicherheit
(5)        PortGround GmbH NL Leipzig / Niederlassungsleiter
(6)        Landesdirektion Sachsen / Referat 36 Luftaufsicht Leipzig
(7)        FLD (Flughafendienste Deutschland GmbH) / Niederlassungsleiter
(8)        Wieprecht Services GmbH / Niederlassungsleiter
(9)        CAMSO Catering / Stationsleiter
(10)      Gate Gourmet GmbH / Niederlassungsleiter
(11)      Turbo Fuel Services Sachsen (TFSS) GbR NL DRS / Niederlassungsleiter
(12)      DHL / Safety Management, Arbeitsschutz, Ramp Control
(13)      EAT / Safety Management, Technik
(14)      Amazon / Niederlassungsleiter, Safety Management
 
Aufgaben:

1. Abstimmung von Regularien und Verfahren für einen sicheren Vorfeld- und Abfertigungsbetrieb
2. Schadensanalyse - Auswertung von Vorfällen und sicherheitsrelevanten Vorkommnissen und Ableitung         von Korrekturmaßnahmen
3. Auswertung von statistischen Erhebungen über festgestellte Verkehrsverstöße
4. Austausch von sicherheitsrelevanten Erkenntnissen
5. Ermittlung von Ausbildungsbedarf Auswertung von Sicherheitshinweisen
6. Abstimmung von baulichen und technischen Veränderungen sowie Beschilderungen und Markierungen
7. Vorstellung von neuen Empfehlungen, Vorschriften und Dokumenten-Updates

 

Stand: 29.06.2022